وی، دسترسی کُند به مکتوبات و زمان بر بودن فرایندهای اداری، عدم اطلاع از سوابق و چرخه نامه در سازمان و نداشتن ابزاری مناسب برای پیگیری نامه های مدت دار، عدم دسترسی به گزارشات و اطلاعات جامع از نامه ها و مراودات سازمان، اجرا نشدن سلسله مراتب اداری و به طور کلی سیاست های اداری، عدم دسترسی و امکان رسیدگی به اطلاعات و کارها از خارج سازمان، عدم امکان پیگیری یک نامه و چرخه طی شده آن درهر لحظه، نبود نظارت بر نظام اداری، گردش نامه و عملکرد افراد و… را از مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه خواند و بیان داشت: سیستم مکانیزه راهکار مناسبی جهت نظام بخشیدن و اعمال سیاست های سازمان می باشد. با پیاده سازی این سیستم می توان در زمان، دسترسی، کنترل و نظارت برمکاتبات اداری و مدیریت کارها و جلسات، تحول بسیار مفیدی ایجاد نمود.

بکارگیری چنین سیستمی علاوه بر غلبه بر مشکلات سیستم های غیر مکانیزه، باعث بهره وری بیشتر نیروی انسانی، استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریعتر و شفاف تر و ساماندهی مکاتبات و مراودات اداری می شود.

این مقام مسئول، با اشاره به نیازهای سخت افزاری و نرم افزاری اجرای طرح جامع اتوماسیون اداری بیان داشت: ایجاد شبکه های ارتباطی داخلی در مناطق و همچنین ارتباط مناطق با یکدیگر یکی از نیازهای اصلی اجرای طرح مذکور است که بخش های فناوری وIT به جدیت در حال انجامش هستند و پس از ۸، ۹ سال معطلی، ان شاء ا… سال آینده امکان استفاده از آن مهیا می شود.

سعیدی گفت: همچنین از یک هفته گذشته، قرارداد ایجاد شبکه فیبر نوری در کرج منعقد و ابلاغ شده است که علاوه بر کمک به اجرای اتوماسیون اداری، در مباحث حمل و نقل و ترافیک شهری نیز تاثیر بسزایی دارد.